1. OA ย่อมาจากคำว่าอะไร และหมายความว่าอย่างไร
ตอบ ย่อมาจาก office automation หมายความว่า การอัตโนมัติสำนักงาน, สำนักงานอัตโนมัติ หมายถึง การใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ภายในสำนักงาน เพื่อให้ดำเนินการไปโดยอัตโนมัติ หลีกเลี่ยงการปฏิบัติด้วยมือให้มากที่สุด เป็นต้นว่า การทำจดหมายเวียน (ข้อความในจดหมายเหมือน ๆ กัน แต่ส่งถึงชื่อคนหลายคน) ในกรณีนี้ หากใช้คอมพิวเตอร์ทำ ก็จะประหยัดเวลาได้มาก เพราะสามารถสั่งทีเดียวได้เลย ส่วนในความหมายของคำแปลที่ว่า "สำนักงานอัตโนมัติ" นั้น อธิบายง่าย ๆ ได้ว่า หมายถึง สำนักงานที่ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์นั่นเอง ( ในภาษาอังกฤษ บางทีใช้ automated office)
2. การสร้างระบบสำนักงานอัตโนมัติต้องอาศัยปัจจัยใดบ้าง
ตอบ OA ประกอบด้วยข้อมูลตัวเลข รูปภาพ ข้อความ และเสียงที่สามารถเชื่อมโยงกันได้หมดและจุดเริ่มต้นของ OA เป็นการต่อคอมพิวเตอร์เข้ากับเครื่องพิมพ์ดีด โทรศัพท์ก็สามารถทำงานได้อย่างอัตโนมัติและจะพัฒนาถึงขั้น สามารถใช้โดยไม่ต้องเปลี่ยนเครื่อง จนนำโทรศัพท์มาใช้เป็นหัวใจสำคัญของOA ที่จะขยายเครือข่ายออกไปได้ทั่วถึงทุกจุดในอนาคตข้างหน้า OA จะพยายามหาวิธีการเชื่อมอุปกรณ์ต่างๆ หรือเครื่องใช้ในสำนักงานที่มีอยู่แล้วไม่ว่าจะเป็นยี่ห้อใดก็ตามมาใช้ร่วมกันได้ดังนั้น จะเห็นว่ามีความแตกต่างของความหมายคำว่า "สำนักงานอัตโนมัติ" อยู่มากมาย เพราะผู้นำด้านนี้ คือ ญี่ปุ่นและสหรัฐอเมริกา ก็มีแนวความคิดในด้านนี้ไม่เหมือนกัน โดยสหรัฐมองว่าสำนักงานอัตโนมัติต้องเป็นระบบประสานกัน แต่ญี่ปุ่นมองเห็นว่า OA เป็นการหาเครื่องมือหรือวิธีการใดๆ ก็ตามเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของการทำงานในสำนักงาน ดังนั้นสำนักงานใดที่มุ่งเครื่องมืออุปกรณ์เพียงแต่เครื่องคิดเลขไฟฟ้าเท่านั้น ก็อาจเรียกว่า สำนักงานอัตโนมัติ นอกจากนั้นผู้เกี่ยวกับวงการสำนักงาน ยังมองว่าความสัมพันธ์ของคนที่ทำงานอยู่ในสำนักงานร่วมกับวัตถุต่างๆ ได้แก่ เฟอร์นิเจอร์ เครื่องใช้ คอมพิวเตอร์ โทรศัพท์ เครื่องจดบันทึกคำบอก เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องพิมพ์ดีดและอุปกรณ์ต่างๆ ในลักษณะความสัมพันธ์ระหว่างคนกับเครื่องจักร (Man-Machine Relation) และพยายามจัดสร้างที่ทำงานให้เหมาะสมกับการรองรับอุปกรณ์เครื่องมือเครื่องใช้ทันสมัยอื่นๆ เป็นระบบสำนักงานอัตโนมัติ
3.จงบอกวัตถุประสงค์ ข้อดี ข้อเสีย ของระบบสำนักงานอัตโนมัติ มาเป็นข้อๆ
ตอบ วัตถุประสงค์ คือ 1. ต้องการความสะดวก
2. ต้องการสั่งผ่านสารสนเทศอย่างต่อเนื่อง
3. เพื่อลดปริมาณคนงาน และปริมาณงานด้านเอกสาร
4. ต้องการความยืดหยุ่น
5. เพื่อที่จะสามารถขยายงานต่อไปได้ในอนาคต
ข้อดี คือ 1. ได้ข้อมูลรวดเร็วทันทีกับความต้องการ
2. ข้อมูลที่ได้มีความถูกต้องมากขึ้น
3. ประหยัดเวลาและค่าใช่จ่ายในด้านแรงงาน
4. เพิ่มประสิทธิภาพด้านการติดต่อสื่อสาร
5. ลดงานในการควบคุมที่ไม่จำเป็น
6. เกิดการควบคุมงานในภาพรวมดีขึ้น เพราะคุณภาพงานสูงขึ้น
7. ช่วยปรับปรุงขวัญและกำลังใจในการทำงานและเพิ่มความพึงพอใจในงาน
ข้อเสีย คือ 1. เครื่องใช้สำนักงานส่วนใหญ่ต้องใช้กระแสไฟฟ้า หากไฟฟ้าขัดข้องไม่สามารถใช้เครื่องมือ หรือออุปกรณ์ได้
2. หน่วยงานที่อยู่ห่างไกลมีอุปสรรคมากเช่นไม่มีระบบไฟฟ้า(ใช้อุปกรณ์ไม่ได้) ไม่มีโทรศัพท์(ใช้ระบบสื่อสารไม่ได้)
3. เครื่องคอมพิวเตอร์ในปัจจุบันมีปัญหาแทรกซ้อนในเรื่องไวรัสมากมาย บางครั้งอาจทำให้ข้อมูลที่บันทึกไว้หายไปหมด
4. เครื่องใช้ อุปกรณ์มีราคาแพง
5. ขาดบุคลากรที่มีความชำนาญเฉพาะในการใช้เครื่องมือ
6. เครื่องมือเทคโนโลยี สื่อสมัยใหม่มีการพัฒนา เปลี่ยนแปลงเร็ว ล้าสมัยเร็ว
7. เครื่องมืออิเล็กทรอนิกส์ที่มีประสิทธิภาพสูงส่วนใหญ่เป็นอุปกรณ์นำเข้าจากต่างประเทศทำให้ประเทศไทยต้องเสียดุลการค้า
8. ซอฟแวร์คอมพิวเตอร์ส่วนใหญ่มีลิขสิทธิ์การนำมาใช้ต้องมีค่าใช้จ่ายสูง
4.หน้าที่ของ OA คือ
ตอบ ในระบบ OA พบว่าหน้าที่ของหลักตลอดจนสื่ออุปกรณ์เครื่องมือและระบบงานแตกต่างจากระบบสำนักงานแบบดั้งเดิม หากจะมองภาพรวมของหน้าที่และระบบหลักใน OA อาจแสดงด้วยภาพข้างล่างนี้ ซึ่งเป็นการร่วมและรวมกันของทั้งระบบคอมพิวเตอร์ ระบบติดต่อสื่อสาร และระบบข้อมูลภายในOA ด้วยภาพวงกลม 5 วงจากวงนอกเข้าสู่วงใน
อธิบายได้ดังนี้
การใช้ระบบการทำงานของคอมพิวเตอร์ซึ่งปรากฏข้อมูลบนจอภาพ สามารถเพิ่มประสิทธิภาพด้านการติดต่อสื่อสารเพราะสามารถใช้ประสาทสัมผัสทางตา หู ไปพร้อมกันจึงช่วยให้เกิดความเข้าใจและความจำสมบูรณ์ขึ้น พร้อมทั้งสื่อสารได้ไกลและกว้างยิ่งขึ้น ช่วยลดความจำเจซ้ำซากของงานลงได้ทำให้ไม่เบื่องาน ปัจจุบันเป็นยุคข่าวสารข้อมูล ดังนั้นหน่วยงานธุรกิจได้มีการพัฒนานำเอาเทคโนโลยีสมัยใหม่เข้ามาช่วยในการบริหารงานให้การติดต่อสื่อสารเป็นไปได้อย่างสะดวกรวดเร็ว ซึ่งในอนาคตคนทำงานในสำนักงานจะค่อยๆ น้อยลง เพราะบุคลากรมีความรู้เกี่ยวกับเทคโนโลยีมากขึ้น ก็สามารถที่จะทำงานอยู่ที่บ้านใช้การติดต่อสื่อสารกันก็จะทำให้การทำงานนั้นสำเร็จผลได้ ทั้งนี้เพราะทุกคนต่างก็จะหลีกหนีปัญหาต่างๆ เช่น การจราจร ปัญหา มลภาวะเป็นพิษต่างๆ ตลอดจนช่วยลดระยะเวลาในการเดินทาง และประหยัดค่าใช้จ่ายต่างๆ ได้เป็นอย่างดี การติดต่อสื่อสารด้วยระบบเครื่องมือที่ไฮเทคโนโลยีจะช่วยการบริหารหรือการทำงานในสำนักงาน
ลดน้อยลงได้ เช่น
1. การเก็บและค้นหาข่าวสารด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ คือ การใช้คอมพิวเตอร์บันทึกข้อมูลต่างๆ เมื่อต้องการใช้ก็สามารถเรียกดูได้จากหน้าจอ โดยไม่ต้องเสียเวลาค้นหาเอกสารที่มีขั้นตอนยุ่งยากสลับซับซ้อนในกรณีเก็บไว้นานหลายปี โดยใช้เวลาเพียงไม่กี่นามี เช่น นำมาเก็บทะเบียนประวัติ บัญชีเงินเดือน บัญชีรายการสินค้าและแผนงานต่างๆ เป็นต้น
2. การส่งข่าวสารด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งแต่เดิมใช้การเดินหนังสือ ซึ่งในปัจจุบันการส่งข่าวสารด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์สามารถให้ข่าวปรากฏบนเทอร์มินัล โดยถูกควบคุมด้วยคอมพิวเตอร์ ข่าวสารใดส่งไปให้ใครเมื่อไหร่ การตอบรับเมื่อไหร่และมีคำตอบกลับมาว่าอย่างไร
3. การจัดระบบ "เวิร์ดโพรเซสซิ่ง" (Word Processing) และการวางรูปแบบของเอกสาร คือ นำมาทดแทนเครื่องพิมพ์ดีด นำมาใช้ในการพิมพ์งานเอกสารทำให้เอกสารมีประสิทธิภาพมากขึ้น
4. การจัดระบบช่วยบริหารและเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนตัว คือการบันตารางและกำหนดนัดหมาย การเก็บสถิติต่างๆ การจัดเก็บรวบรวมเรื่องไว้เป็นแฟ้มเป็นหมวดหมู่ที่จะค้นหาและเรียกดูได้สะดวก รวมทั้งจัดทำทะเบียนต่างๆ
5.การติดต่อกับระบบสื่อสารข้อมูล หรือสถานที่ให้บริการทางด้านข้อมูลจากภายนอกรวมทั้งการจัดระบบ"ว้อยส์โพรเซสซิ่ง" (Voice Processing) คือการติดต่อแลกเปลี่ยนข่าวสารจากสถานบริการคอมพิวเตอร์จากภายนอกจะบันทึกเสียงพูดไปให้บุคคลอื่นได้ฟัง โดยเสียเวลาพูดเพียงครั้งเดียว ช่วยประหยัดเวลาและไม่ต้องเสียอารมณ์มานั่งชี้แจงซ้ำๆ กัน และบันทึกเสียงผู้ที่ติดต่อเข้ามาพร้อมกับชื่อคนที่โทรเข้ามาเวลาและรายละเอียดต่างๆได้
5.เทคโนโลยีที่ OA นำมาใช้
ตอบ เทคโนโลยีในสำนักงานอัตโนมัติมีมากมายหลายอย่าง เทคโนโลยีบางอย่าง เป็นเรื่องพื้นๆ ที่เห็นกันมานานแล้ว แต่บางอย่างก็ก้าวหน้าอย่างที่เราคิดไม่ถึง ในที่นี้จะได้นำเทคโนโลยีที่น่าสนใจมาอธิบายให้เห็นว่าสำนักงานอัตโนมัติมีอะไรและใช้อะไรอยู่บ้าง
1. Dictation งานอย่างหนึ่งที่จำเป็นในสำนักงาน คือ งานเขียนคำบอก นั่นคือผู้บริหารอาจเรียกเลขานุการมาบอกข้อความให้พิมพ์จดหมาย เลขานุการก็ใช้ชวเลขในการบันทึกข้อความนั้นสำหรับนำไปพิมพ์ ยุคปัจจุบันที่การจราจรติดขัดผู้บริหารอาจเลือกใช้วิธีอัดเสียงในเครื่องบันทึกเสียงขณะนั่งในรถยนต์แล้วส่งตลับแถบเสียงให้เลขานุการใช้เครื่องฟังเสียงแล้วพิมพ์ข้อความเหล่านั้นก็ได้
2. Text Editing งานในสำนักงานที่เกี่ยวกับการใช้คอมพิวเตอร์ และตรวจแก้ไขเอกสารต่างๆ เช่น จดหมายรายงาน คำสั่ง ปกติรู้จักกันในชื่องานประมวลคำ (Word Processing) และนิยมใช้กันอย่างกว้างขวางทั่วไปตามสำนักงานต่างๆ จนเกิดความเข้าใจผิดว่า ลำพังการใช้คอมพิวเตอร์ในงานพิมพ์เอกสาร ก็คืองานสำนักงานอัตโนมัติทั้งหมด งานประมวลคำมีประโยชน์ตรงช่วยให้พิมพ์ข้อความจดหมายรายงานได้อย่างสะดวก หากพิมพ์ผิดก็แก้ไขเปลี่ยนแปลงได้ง่ายโดยไม่ต้องพิมพ์
ทุกอย่างใหม่หมด
3. Electronic mail ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ คือการใช้คอมพิวเตอร์พิมพ์และส่งข่าวสาร ซึ่งส่วนมากเป็นจดหมายผ่านระบบสื่อสารไปยังผู้รับโดยตรง โดยทั่วไปผู้ส่งข่าวสารมักจะใช้ระบบประมวลคำสร้างจดหมายขึ้นโดยใช้คอมพิวเตอร์ที่โต๊ะทำงานของตน จดหมายนี้ระบุหมายเลขที่อยู่ของผู้รับ ซึ่งเรียกว่า e-mail address เอาไว้ด้วย เมื่อทำจดหมายเสร็จ โปรแกรมสื่อสารในคอมพิวเตอร์เครื่องนั้นจะส่งจดหมายผ่านระบบสื่อสาร
4. Electronic Filling การจัดแฟ้มอิเล็กทรอนิกส์ เป็นวิธีการจัดเก็บจดหมาย รายงาน และ
เอกสารต่างๆไว้ในระบบคอมพิวเตอร์เพื่อให้สะดวกแก่การค้นคืน โดยปกติสำนักงานทั่วไปต้องมีตู้เก็บเอกสารหลายใบสำหรับเก็บเอกสารต่างๆ ที่ได้รับและสร้างขึ้น การจัดเก็บแบบนี้นอกจากจะสิ้นเปลืองเนื้อที่เก็บแล้ว ยังไม่สะดวกด้วยบางครั้งต้องถ่ายเป็นสำเนาเอาไปไว้ในแฟ้มต่างๆ ทำให้สิ้นเปลืองค่าใช้จ่ายมากขึ้น แต่ถึงกระนั้นยังค้นหาเอกสารที่ต้องไม่ค่อยพบ แนวทางการจัดแฟ้มอิเล็กทรอนิกส์ส่วนมากใช้ระบบภาพลักษณ์ (Image Processing) คือนำเอกสารต้นฉบับมาเข้าเครื่องกราดตรวจ (scanner) เพื่อเปลี่ยนเป็นข้อมูลภาพลักษณ์เก็บไว้ พร้อมกันนั้นก็พิมพ์รายละเอียดเกี่ยวกับเอกสารนั้นๆ เช่น เรื่อง วันที่จัดทำ คำสำคัญต่างๆ เพื่อให้ระบบคอมพิวเตอร์ค้นหาเอกสารที่ต้องการได้การจัดแฟ้มอิเล็กทรอนิกส์นี้สามารถช่วยลดความยุ่งยากในการดูแลตู้เก็บเอกสารไปได้มาก
5. Calendaring ระบบนัดหมาย เป็นระบบสำคัญของผู้บริหารซึ่งจะต้องพบปะกับผู้อื่นอยู่เสมอทั้งบุคคลภายนอกและภายในหน่วยงาน ปกติผู้บริหารระดับสูงมักมอบหมายให้เลขานุการเป็นผู้บันทึกการนัดหมาย และคอยเตือน นอกจากนั้นเวลาที่ผู้บริหารไม่อยู่ในสำนักงานการนัดหมายยังอาจยากมากขึ้น เพราะตรวจสอบตารางนัดหมายไม่ได้ ในสำนักงานอัตโนมัติ ผู้บริหารอาจบันทึกการนัดหมายลงในระบบคอมพิวเตอร์ และอนุญาตให้ผู้อื่นตรวจสอบตารางนัดได้ เพื่อจะได้ขอมาพบหรือนักประชุม ปกติระบบนัดหมายของคอมพิวเตอร์มักยอมให้บันทึกการนัดหมายเป็นความลับได้หลายระดับ
6. Phototypesetting การเรียงพิมพ์ด้วยแสง หรือการใช้คอมพิวเตอร์เรียงพิมพ์เอกสาร รายงาน แบบฟอร์มแผ่นพับใบปลิว โฆษณา จะกลายเป็นส่วนสำคัญของงานสำนักงานไปด้วย
7. Micrographics การใช้ไมโครฟิล์มเป็นสื่อสำหรับบันทึกเอกสาร หนังสือ หรือรูปภาพต่างๆ เป็นที่รู้จักกันมานานแล้วในหมู่บรรณารักษ์ห้องสมุด เพราะประหยัดเนื้อที่การถ่ายย่อภาพเอกสารลงบนฟิล์มขนาดเล็กมีทั้งชนิดม้วนที่เรียกว่าไมโครฟิล์มโดยทั่วไป หรือเป็นแผ่นฟิล์มซึ่งถ่ายภาพเอกสารลงเป็นรูปสี่เหลี่ยมผืนผ้าเล็ก ๆ เรียกว่า ไมโครฟิช หรือเป็นแผ่นฟิล์มที่ติดตรึงบนบัตรกระดาษขนาดเท่ากับบัตรเจาะรู
8. Computer Teleconference เป็นระบบประชุมทางไกลที่ใช้คอมพิวเตอร์เป็นสื่อโดยตรง ปัจจุบันเรามีเทคโนโลยีสื่อสารหลายแบบ (Multimedia) ซึ่งรวมภาพ เสียง ข้อความ ข้อมูล มาทำงานพร้อมกันทางคอมพิวเตอร์ หากเรานำเทคโนโลยีมาใช้ในการประชุมทางไกล เราสามารถใช้คอมพิวเตอร์ส่งภาพผู้เข้าร่วมประชุมจากที่หนึ่งไปออกยังคอมพิวเตอร์อีกที่หนึ่ง สามารถใช้โปรแกรมอี-เมล์ส่งข้อความและข้อมูลสามารถใช้คอมพิวเตอร์ค้นข้อมูลและคำนวณผลลัพธ์ด้วยสเปรคชีต โดยวิธีนี้การประชุมทางไกลก็จะมีทั้งประสิทธิภาพ และประสิทธิผลอย่างมากขึ้น
9. Forms Design การออกแบบฟอร์มเอกสารเป็นงานที่ต้องใช้เวลาและความพิถีพิถันมากทีเดียวได้กล่าวแล้วว่าโปรแกรม DIP จะมีบทบาทด้านนี้มากขึ้น แต่เราก็ยังจำเป็นต้องมีโปรแกรมที่เกี่ยวกับแบบฟอร์มอยู่อีกสองประเภท ประเภทแรกใช้สำหรับพิมพ์ข้อความลงในแบบฟอร์มและประเภทที่สองใช้สำหรับให้ผู้เกี่ยวข้องใช้เครื่องปลายทางกรอกข้อความลงในแบบฟอร์ม
10. Audio text มีลักษณะของการสื่อสารข้อมูลหรือเรื่องราวที่น่าสนใจไปให้ผู้รับบริการคล้ายๆ กับ Videotext แต่ใช้อุปกรณ์โทรศัพท์สำหรับสื่อสารข้อมูลเป็นเสียงพูด
6. ข้อควรพิจารณาในการนำ OA มาใช้
ตอบ 1. การวิเคราะห์ความต้องการของผู้ใช้
2. การออกแบบระบบและอุปกรณ์อัตโนมัติ
3. การจัดหาอุปกรณ์และระบบอัตโนมัติ
4. การนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาติดตั้งในสำนักงาน
5. การประเมินผลและบำรุงรักษาระบบ
7. การรักษาความปลอดภัยของ OA
ตอบ เพื่อรักษาดูแลความปลอดภัยให้กับระบบ OA และยังช่วยรักษาเอกสารหรือข้อมูลอัตโนมัติ มีขั้นตอนการดำเนินการดังนี้
1. ป้องกันสื่อแม่เหล็ก จากการวางหรือเก็บไม่เหมาะสม เช่น Hard disk ต้องป้องกันจากฝุ่นและการแตกหักทางกายภาพ
2. จัดทำการสำรองข้อมูล เพื่อควบคุมตามจุดประสงค์ โดยมีแผ่นต้นฉบับและแผ่นสำเนา แล้วจัดเก็บต้นฉบับในที่สมควรและปลอดภัยจากการโจรกรรมและไวรัสทางคอมพิวเตอร์ โดยก่อนใช้ทุกครั้งควรตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลด้วยวิธีการต่างๆ เช่น
2.1 ตรวจเช็คจากระบบตรวจสอบภายในคอมพิวเตอร์
2.2 ทดสอบโปรแกรมคอมพิวเตอร์อย่างระมัดระวัง
2.3 ตรวจสอบความสมบูรณ์และความถูกต้องของข้อมูลก่อนนำข้อมูลเข้าระบบคอมพิวเตอร์
3. จัดตั้งวิธีรักษาความปลอดภัยเพื่อป้องกันการเข้าระบบ โดยไม่ได้รับอนุญาต เช่น
3.1 passwords เป็นรหัสผ่านด้วยคำเฉพาะ สัญลักษณ์ หรือรหัสอื่น
3.2 encryption การแย่งใช้ข้อมูลจากจุดหนึ่งไปถึงอีกจุดหนึ่งป้องกันข้อมูลรั่วไหล
3.3 call-back จัดระบบโดยกำหนดให้คอมพิวเตอร์ตรวจสอบกลับว่าผู้ร้องขอข้อมูลมี
อำนาจผ่านเข้ามาจริงหรือไม่
3.4 Key & card มีกุญแจพิเศษหรือการ์ดแม่เหล็กคล้ายบัตร ATM
3.5 คุณลักษณะของแต่ละคน เช่น เสียงพูด ลายนิ้วมือ เป็นต้น
4. ใช้การดูแลรักษาและตรวจวัดระบบรักษาความปลอดภัย เพื่อป้องกันข้อมูลใน internal memory เช่นอาจเกิดกรณีกระแสไฟฟ้าขัดข้อง ควรติดตั้งระบบป้องกันพลังงานหยุดชะงัก หรือติดตั้งระบบไฟสำรองฉุกเฉิน (UPS)
5. ติดตั้งโปรแกรมป้องกันไวรัสคอมพิวเตอร์ รวมทั้งหมั่นคอยดูแลและติดตามความเคลื่อนไหวในการทำงานของระบบเป็นระยะๆ เพื่อสังเกตความผิดปกติที่อาจเกิดขึ้นจากการทำงานหรือไวรัสชนิดใหม่ๆ ที่ถูกปล่อยออกมาทำลายระบบ
6. ปัญหาอาชญากรรมทางคอมพิวเตอร์ ที่มีเพิ่มขึ้นในโลกธุรกิจ เป็นปัญหาระดับชาติโดยการแอบเข้าไปในระบบผู้อื่นแล้วนำข้อมูลกลับมาขายหรือดำเนินการผิดกฎหมายใดๆ ทางธุรกิจต่อระบบคอมพิวเตอร์ เรื่องนี้เป็นปัญหาใหญ่ซึ่งต้องมีกฎหมายรองรับชัดเจน และในขณะที่อยู่ในระหว่างป้องกันตัวเอง ผู้บริหารสำนักงานควรป้องกันข้อมูลโดยการสำรองเก็บตลอดจนเพิ่มระบบรักษาความปลอดภัยอย่างเข้มงวด
8. ปัจจัยที่ทำให้ OA ประสบความสำเร็จ
ตอบ 1. ปัจจัยงบประมาณ การจัดทำระบบสำนักงานอัตโนมัติต้องมีงบประมาณสนับสนุนพอ สมควร เนื่องจากอุปกรณ์เครื่องมือค่อนข้างราคาแพง
2. ปัจจัยการจัดองค์การ การจัดองค์กรนั้นจะต้องจัดให้เหมาะสมพอที่จะทำงานกันได้อย่างมี
ประสิทธิภาพอาจจะต้องพิจารณาจัดองค์กรให้เป็นไปตามเป้าหมาย นอกจากนั้นก็อาจจะต้องพิจารณาถึงความต้องการของเจ้าหน้าที่พนักงานแต่ละคน ว่าใครชอบทำงานแบบไหน หรือเก่งเรื่องอะไร ก็ควรจัดให้เขาไปทำงานที่เขาชอบและถนัดและมีความสามารถนั่นคือ เลือกคนให้เหมาะกับงาน
3. ปัจจัยเครื่องจักรอุปกรณ์ เครื่องจักรอุปกรณ์ในที่นี้อาจจะเป็นเครื่องคอมพิวเตอร์ เป็น
เครื่องโทรสารซึ่งอาจจะเชื่อมโยงเข้ากับเครื่องคอมพิวเตอร์ หรือเครื่องโทรศัพท์ เป็นต้น ไม่ว่าจะเป็นเครื่องจักรอุปกรณ์อะไรก็ต้องพิจารณาใน 4 เรื่อง คือ
3.1 เครื่องจักรนั้นเหมาะสมกับงานหรือไม่
3.2 เครื่องจักรนั้นมีการใช้ถูกต้องตามกำหนดหรือไม่
3.3 เครื่องจักรนั้นทันสมัยพอหรือไม่
3.4 เครื่องจักรนั้นคุ้มทุนหรือไม่
นั่นคือเครื่องจักรอุปกรณ์แต่ละเครื่องอาจจะถูกสร้างขึ้นมาเพื่องานนั้นๆ โดยเฉพาะแต่ผู้ใช้งาน
ใช้ไม่เป็นก็ไม่ได้ผลหรือปัจจุบันมีเครื่องรุ่นใหม่กว่ามีประสิทธิภาพมากกว่า คุ้มทุนมากกว่าก็น่าจะพิจารณาเปลี่ยนเป็นเครื่องที่ใหม่กว่า
4. ปัจจัยมนุษย์ มีความสำคัญที่สุด นั่นคือ ถ้าเรามีคนดี มีวิชาฝีมือเขาก็อาจจะสามารถจัดองค์กรได้อย่างเหมาะสมกับงาน อาจจะไปหาเครื่องจักรอุปกรณ์ที่เหมาะสมมาทำให้งานของเราเดินไปได้เป็นอย่างดี ปัจจัยมนุษย์นี้จะต้อง
4.1 ได้รับการฝึกอบรมอย่างดีเป็นระยะๆ
4.2 ได้รับการจูงใจไว้เสมอ
4.3 จัดสรรให้เหมาะสมกับงาน
4.4 มีความรับผิดชอบในงาน
4.5 มีการวางแผน การจัดการที่ดี
4.6 มีเพื่อนร่วมงานที่ดีเข้าใจกันได้ดี
4.7 มีสภาพแวดล้อมในการทำงานที่เหมาะสมและ
4.8 มีเครื่องจักรอุปกรณ์ที่เหมาะสม
9.อุปกรณ์ที่ใช้งานในสำนักงานอัตโนมัติ ได้แก่อุปกรณ์ใดบ้าง และอุปกรณ์เหล่านั้นมีหน้าที่การทำงานอย่างไร จงอธิบายคร่าวๆ
ตอบ 1. เครื่องพิมพ์ดีด เครื่องพิมพ์ดีดเป็นสิ่งประดิษฐ์ที่มีประโยชน์มากที่สุดอย่างหนึ่ง
ต่องาน สำนักงานและการดำเนินธุรกิจ ซึ่งได้นำมาใช้เป็นเครื่องใช้สำนักงานเป็นเวลานานแล้ว หากขาดเครื่องพิมพ์ดีดไปแล้วธุรกิจต่าง ๆ ที่ทำกันอยู่ทุกวันนี้อาจจะหยุดชะงักได้ก็ได้ เครื่องพิมพ์ดีดสมัยก่อนเป็นเครื่องพิมพ์ดีดที่ใช้คนเคาะนิ้วลงบนแป้นอักษร ต่อมาก็ได้มีผู้คิดทำเครื่องพิมพ์ดีดไฟฟ้า และต่อจากนั้นก็ปรับปรุงเครื่องพิมพ์ดีดไฟฟ้าให้สามารถพิมพ์เอกสารได้อย่างสวยงามมากขึ้นและปัจจุบันเครื่องพิมพ์ดีดในสำนักงานหลายแห่งไม่ได้นำมาใช้ต่ออีกต่อไป เพราะการนำเครื่องคอมพิวเตอร์และระบบประมวลผลคำ (Word processing) มาใช้อย่างแพร่หลายจนเข้ามาแทนที่เครื่องพิมพ์ดีดเหล่านั้นไป
2. เครื่องอัดสำเนา (Duplicating machine) เป็นเครื่องทุ่นแรงชนิดหนึ่งใช้สำหรับอัดสำข้อความหรือหนังสือที่ต้องการเป็นจำนวนมากเครื่องอัดสำเนานี้มักจะเรียกกันจนติดปากว่า”โรเนียว” แต่ความจริงโรเนียวเป็นเครื่องหมายการค้าชนิดหนึ่งของเครื่องอัดสำเนา การใช้เครื่องอัดสำเนาข้อความหรือจดหมายที่ต้องการได้โดยการพิมพ์ข้อความที่ต้องการลงในกระดาษไข (Stencil) ด้วยเครื่องพิมพ์ดีดแล้วนำกระดาษไขนี้เป็นแม่พิมพ์ใส่เข้ากับเครื่องอัดสำเนาจะต้องการจำนวนเท่าใดก็กระทำได้ในเวลารวดเร็ว เครื่องอัดสำเนานี้มีทั้งชนิดใช้แรงหมุน และชนิดหมุนด้วยกำลังไฟฟ้า และบางยี่ห้อก็ใช้หมึกบางยี่ห้อก็ใช้น้ำยาแอลกอฮอล์ และอาจอัดสำเนาต้นฉบับที่เป็นสีต่าง ๆ กันได้
3. โทรศัพท์เป็นสิ่งประดิษฐ์ที่สำนักงานไม่อาจจะขาดได้เพราะเป็นเครื่องมือสำหรับการใช้สื่อสารติดต่อสนทนาระหว่างบุคคลภายในด้วยกันเองหรือสนทนากับบุคคลภายนอก โทรศัพท์ได้รับการปรับปรุงให้มีความสามารถมากไปกว่าการต่อสายการรับและการสนทนากับอีกฝ่ายหนึ่งความสามารถที่เพิ่มขึ้นได้แก่ การบันทึกหมายเลขโทรศัพท์ไว้ต่อโดยอัตโนมัติ การบันทึกเสียงของผู้เรียกเอาไว้เมื่อผู้ไม่อยู่รับโทรศัพท์ ฯลฯ อุปกรณ์สำคัญอย่างหนึ่งที่เกี่ยวกับโทรศัพท์ในสำนักงาน คือ อุปกรณ์ ชุมสายโทรศัพท์ภายในสำนักงานและใช้เชื่อมต่อการเรียกโทรศัพท์เข้ามาจากภายนอกไปยังโทรศัพท์ทุกเครื่องภายในสำนักงาน
ตอนที่ 2 : อธิบายคำศัพท์ (หมายถึง การแปลคำศัพท์ ขยายความ อธิบายเพิ่มเติม ถ้ามีตัวอย่างให้ยกตัวอย่างประกอบ)
1. Office คือ สำนักงาน ที่ทำการ, ที่ทำงาน, หน่วยงาน, สถานที่ทำงาน
2. Administrative Plan คือ แผนบริหาร
3. Operative Plain คือ แผนปฏิบัติการ
4. Planning คือ การวางแผน
5. Organizing คือ การจัดระเบียบ
6. Directing คือ การกำกับ
7. Controlling คือ การควบคุม
8. งานสำนักงาน คือ office work
9. งานติดต่อภายใน คือ Contact the
10. การจัดการสำนักงาน คือ Office management
นางสาวชมพูนุท งามสอาด ปวส.คอมพิวเตอร์
